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不在着信 折り返しマナー

会社説明会が終わったら、携帯電話に着信が。

よくある話です。

 

会社から不在着信が入っていた時の対処法になります。

 

■伝言などが残っていない場合は?

→そのままでOKです。

 

会社からと思われる電話。特に面接に進んでいる企業があって
「心当たりがある」場合などには
いつもよりも余計に気になってしまうと思います。

 

基本的には、着信のみがあって発信先も分からない場合は
「本当に必要な電話は、またかかってくる」と思って大丈夫です。


もし、ある程度心当たりがある場合や
どうしても気になる場合は、折り返しも可能です。

 

■伝言が残っている場合

→こちらから折り返し電話をする

 

留守番電話に

「○○社の○○です。都合のよい時間に折り返しご連絡お願いします。」
といった伝言がある場合には、すみやかにこちらから電話をしましょう。
※おっと、慌てないで。下に書いてあるマナーを読んでから

 

また「○○社の○○です。またかけ直します。」といった伝言の場合でも
折り返し電話をした方が早い場合もありますし、2回以上電話に

出られなかった場合などは、すみやかにこちらから電話をしましょう。

 

 

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【折り返し電話をする場合の話し方】

 

①電話口で:あいさつ、名乗り、連絡する担当者名(または採用担当)

 

例)「こんにちは。○○大学の○○と申します。
○○部(または採用担当)の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

 

★用件を聞かれた場合は、「○○様からお電話を頂き、
折り返しご連絡いたしました。」と伝えます。


②担当者に:あいさつ、名乗り、不在について一言詫び、折り返した旨伝える

 

「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○です。
[先ほど/○日○時頃] お電話をいただいたのですが、
不在にしており申し訳ございませんでした。折り返しお電話させていただきました。」

 

■折り返し電話する場合は、マナーを守ってかける

 

電話をかけることになった場合は、

受け手の状況を想定して基本的なマナーを守ることが大切です。

 

◎時間に配慮する

 

会社に電話をかけるときは、企業から時間に関する指定が

あった場合を除いて、避けた方がよい時間があります。

 

1.業務が開始して30分~1時間程度
⇒業務の準備で忙しい時間帯です。9時や10時始業の会社が
多いので、午前中の電話は10時半頃からにしましょう。

 

2.お昼
⇒12時~13時半頃は、昼食の時間で不在がちになります。

 

3.業務後の遅い時間
⇒夜分20時以降の時間帯は、すでに担当者が帰社している可能性も高く

時間も遅いので、折り返しの電話をかけるのは、翌日以降にしましょう。

 

その時の状況にもよりますので、一概には言えませんが
緊急の場合を除き、避ける時間を頭にいれておきましょう。

 

◎電話がかかってきた状況をきちんと伝える

 

電話口では、必ず電話をかけた人が対応してくれるとは限りません。


【折り返し電話をする場合の話し方】の通りに
①名乗り、②いつ電話をもらったのか、③折り返し電話した
ということは必ず電話口で説明できるようにしておきましょう。

 

◎その場で解決できない時も、きちんとコミュニケーションをとる

 

受け手の状況によっては、その場に電話をした人がいない場合や、
調べないと電話をかけた用件がわからない、という可能性もあります。

 

1.電話をした人が不在の時


「お戻りは何時頃のご予定でしょうか。(聞く)

改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました。」

 

2.調べた上でかけ直しますと言われた時


「ありがとうございます。大変お手数ですが、よろしくお願いします。」

 

どちらの場合も、相手からもう一度学校名、名前と電話番号を聞かれる
ことがありますので、ゆっくり・はっきりと伝えましょう。


これで折り返し電話もこわくないですね!

 

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